Você foi contratado por uma empresa para fazer a parte organizacional de eventos de várias categorias. Porém, a empresa recebeu o pedido para organizar uma feira de artesanato e você foi encarregado de fazer o checklist de todas as etapas do processo.
Sabendo disso, faça um checklist de pré-evento, transevento e pós-evento de tudo o que ocorrerá na feira.
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As feiras de artesanato são locais ideias para fazer compras, estabelecer parcerias e adquirir novas experiências. Nesses eventos, é possível, por exemplo, fazer cursos, assistir a palestras, aprender diferentes técnicas e conhecer novos materiais.
CHECKLIST - FEIRA DE ARTESANATO
PLANEJAMENTO
• Comercialização de eventos: prospecção de negócios no mercado convencional ou em projetos inéditos.
• Contrato de prestação de serviços de organização: modelo padronizado, detalhes importantes e formas de remuneração claras.
• Estudos mercadológicos: propostas para a temática, sugestões de data e local, perfil dos participantes, potencial de realização e objetivos e metas.
• Calendário de eventos da cidade: aspectos da infraestrutura, iniciativas similares, capacidade hoteleira.
• Previsão orçamentária: receitas, despesas, resultados.
• Cronograma de desembolsos: planilhas de acompanhamento, investimentos iniciais.
• Tipos de eventos e terminologia: congresso, seminário, simpósio ou outro nome.
• Iniciativas integradas: exposição paralela, visitas técnicas, workshops, tutoriais e cursos.
• Esboço do programa: científico, acadêmico, técnico, social, turístico.
• Cronograma de atividades: tarefas e providências, responsáveis e prazos.
• Relacionamento cliente e organizador: comissões de suporte
(organizadora, executiva, técnica e outras).
• Apoio institucional: entidades de ensino, pesquisa e desenvolvimento tecnológico, órgãos governamentais, associações, sindicatos, autarquias.
• Programação visual: logomarca oficial, impressos em geral.
• Patrocínios, subvenções e permutas: iniciativa privada, fornecedores da área, publicações especializadas, órgãos públicos.
ORGANIZAÇÃO
• Programa: chamada de trabalhos, critérios de seleção de palestras, normas de publicação de textos, esboço de dias e horários.
• Meios e formas de divulgação: formatação de cadastro, folhetos e impressos, internet, telemarketing, plano de mídia, assessoria de imprensa.
• Automação de eventos: sistemas informatizados - gerenciamento, administração, credenciamento e outros.
• Aspectos jurídicos: proteção da marca, registro de domínio, contrato, acordos, código de defesa do consumidor, legislação trabalhista.
• Locais de inscrições: secretaria executiva (atendimento), controle, registro e confirmação.
• Gerenciamento e administração: serviços de terceiros, propostas, orçamentos, contratos, previsão orçamentária, cronograma de atividades.
• Textos e correspondências: padronização, objetividade, apresentação, prazos de respostas.
• Patrocínios, subvenções e permutas: fase 2 - projetos e propostas, visitas, reuniões, acompanhamento, contratos e contrapartidas.
• Local do evento: ordem de serviços e suporte & logística.
• Responsabilidade e corresponsabilidade civil: seguros, alvarás, medidas preventivas.
• Pessoal de apoio: recepcionistas, coordenadoras, operadores, mestre de cerimônias, locutor oficial, seguranças, faxineiras e outros (propostas, contratação, treinamento).
• Material dos participantes: crachá, pasta, bloco de anotações, caneta, formulário para perguntas, programa oficial, lembranças e brindes, cd-rom com textos das palestras, certificado, atestado de carga horária, manual de orientação e outros.
• Iniciativas integradas: estruturação, programa de atividades, divulgação, inscrições, suporte & logística.
• Material de secretaria: consumo, permanente, máquinas & equipamentos.
• Conferencistas: manual de orientação, formulários para currículo, resumo do trabalho e material de suporte, mapa de localização.
• Serviços de apoio aos participantes: hospedagem, passagem, traslados e opcionais (agência de turismo oficial).
• Sessões solenes: abertura, encerramento, keynote speaker, convites, confirmações, cerimonial & protocolo - noções básicas.
• Suporte e logística: audiovisual, sinalização, decoração, serviço médico, fotografia, filmagem, serviços públicos (policiamento), trânsito e outros.
• Feira ou exposição paralela.
Aspectos básicos de organização:
- Planta-baixa do local
- Montadora oficial dos estandes
- Registro do evento
- Folheto promocional
- Regulamento & manual do expositor
- Equipe de vendas x comercialização das áreas
- Projetos de energia elétrica e hidráulica
- Taxas e impostos
- Avaliação e inspeção dos órgãos públicos competentes
- Seguro de responsabilidade civil dos visitantes
- Cronograma de montagem, realização e desmontagem
Esquema de visitação:
- Divulgação e convites
- Telemarketing
Serviços de suporte para expositores, montadoras e fornecedores:
- Credenciamento
- Alimentação
- Carga e descarga de materiais
- Segurança, limpeza
- Salas para reuniões de negócios
- Estacionamento privativo ou cartões de desconto
- Depósito de mercadorias
Atendimento a visitantes:
- Credenciamento específico
- Balcão de informações
- Catálogo oficial
- Pontos multimídia
- Guarda-volumes
Genéricos:
- Sinalização
- Decoração e jardinagem
- Central de recados
- Visitas de inspeção de fiscais
- Supervisão e acompanhamento integral
- Desmontagem
REALIZAÇÃO
• Entrega de material: montagem da secretaria, esquema de atendimento, informações e outros.
• Controle das atividades: gerenciamento dos horários das palestras.
• Supervisão: serviços de terceiros, centro de convenções e outros.
• Atendimento em geral: participantes, autoridades, imprensa, convidados, conferencistas, salas e auditórios.
• Assessoria aos membros das comissões: relatórios, documentos e providências afins.
• Confecção e distribuição: listagem dos inscritos, certificados e formulários de avaliação.
PÓS-EVENTO
• Elaboração de relatórios: financeiros e operacionais.
• Prestação de contas: previsto x realizado = resultado / previsão orçamentária.
• Cartas de agradecimento: conferencistas, convidados, expositores, pessoal de apoio.
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